Designated Third Party (D3P) – nøkkelen til SEC-revisjonssuksess og økende kundetillit

D

Uten tvil er dette det mest forvirrende aspektet ved dataoverholdelse. Likevel kan unnlatelse av å tildele en D3P resultere i SEC-revisjonssvikt eller forårsake alvorlig skade på et firmas omdømme.

For små megler-forhandlere med begrenset tid og budsjetter kan det være en skremmende oppgave å finne den beste partneren for å hjelpe dem med deres D3P-behov. De må velge en leverandør som kan hjelpe dem med å oppnå disse kravene effektivt – å velge feil D3P kan forårsake unødvendig byrde og raskt øke de totale kostnadene for dataoverholdelse.

Svare på de store spørsmålene om den utpekte tredjeparten (D3P):

1. Hva er megler-forhandlerens ansvar ved å velge en dataoverholdelsespartner som deres D3P?
• Det er avgjørende at megler-forhandleren etablerer et forhold til en tredjepart som har evnen til å gi SEC (eller andre verdipapirtilsynsmyndigheter) uavhengig tilgang til deres lagrede elektroniske poster og informasjon.

2. Hva er D3P-ansvaret?
• Varsle SEC (eller andre utpekte verdipapirregulatorer) skriftlig om deres intensjon om å oppfylle tredjeparts tilgangs- og nedlastingsfunksjonen for megler-forhandleren
• Gi verdipapirtilsynsmyndigheter informasjonen de trenger for å laste ned elektroniske poster fra megler-forhandlerens systemer på regulatorens forespørsel
• Gi verdipapirtilsynsmyndigheter tilgang til registre og informasjon lagret på megler-forhandlers systemer uavhengig av megler-forhandler, selv om megler-forhandler ikke samarbeider med tilsynsmyndigheten
• Oppbevare poster i et ikke-overskrivbart, ikke-slettbart format eller et som forhindrer at de overskrives, slettes eller på annen måte endres i løpet av den nødvendige oppbevaringsperioden ved bruk av integrerte maskinvare- og programvarekoder
• Kontroller automatisk kvaliteten på sikkerhetskopieringsprosessen og indeksposter som er bevart på lagringsmediet

D3P-forutsetningen er i hovedsak utformet for å sikre at megler-forhandlers elektroniske journaler oppbevares i den nødvendige tiden og enkelt kan hentes frem i tilfelle en revisjon eller under regelmessige samsvarsgjennomganger.

Ytterligere fordeler med D3P:

Bortsett fra å bare sikre at reglene 17a-3 og 17a-4 overholdes og øke tilliten under SEC-revisjoner, gir D3P flere andre fordeler:
– D3P forhindrer at poster blir overskrevet, slettet eller endret. Dette gir megler-forhandlere innebygd langsiktig arkivering for historisk datainnhenting
– D3P sikrer at hvis nøkkel IT-personell går av med pensjon eller slutter, kan D3P alltid få tilgang til gjeldende eller arkiverte data, og dermed blir D3P en integrert del av megler-forhandlernes overholdelsesrevisjonsprosess
– D3P opprettholder kompatibilitet med eldre systemer. I tilfelle en megler-forhandler fusjonerer, har blitt kjøpt opp eller overtar et annet selskap som bruker andre systemer, vil D3P beholde informasjonen i et standardformat som er kompatibelt med nye systemer
– Viktigst av alt, i tilfelle en katastrofe der en megler-forhandler har mistet alle sine systemer eller data, sikrer D3P at gjeldende og historiske data vil bli gjort tilgjengelig for gjenoppretting tilbake til den opprinnelige plasseringen eller til et alternativt katastrofegjenopprettingssted

Den utpekte tredjeparten legger ekstra ansvar på megler-forhandlerfirmaer, og den ER designet for å sikre at en mengde langsiktig stabilitet er innebygd i deres dataoverholdelsesstrategi. Ved å velge riktig D3P får bedrifter ikke bare større tillit under SEC-revisjoner, de vil også ha større sjanse for å oppnå langsiktig kundetillit angående elektronisk arkivinnhenting og tilsyn.

About the author

Add comment

By user

Recent Posts

Recent Comments

Archives

Categories

Meta